Pour des raisons pratiques, les photos, vidéos et enregistrements sonores retrouvés dans les caves à archives de l'EPUB ont été regroupées- sauf dans le cas de photos isolées faisant partie intrinsèque d'un dossier. Dans ce dernier cas, elles ont été laissées en place et mentionnées explicitement.
La répartition des photos en fonction de leur origine donne des sous-fonds très inégaux. On possède de nombreux documents illustrant l'histoire de l'Église Chrétienne Missionnaire Belge, l'Égise Méthodiste et la Société Belge de Missions Protestantes au Congo, mais très peu relatifs à l'Union des Églises Protestantes Évangéliques, à SILO et aucune aux Gereformeerde Kerken. Un grand nombre des documents photogrpahiques ont été scannés avant conditionnement.